Pengantar Content Management System (CMS)

Akhmad Muhibudin (http://arakukkn.com)

Seiring dengan kemajuan teknologi yang kita rasakan akhir-akhir ini, terutama di bidang pengembangan website, menyebabkan proses pembuatan sebuah website yang baik bukanlah suatu pekerjaan yang sulit lagi seperti yang dibayangkan oleh banyak orang sebelumnya. Di mana-mana dapat kita lihat berbagai website bermunculan dengan bermacam corak dan ragamnya. Mulai dari sebuah website yang sangat sederhana dengan hanya mengandalkan beberapa halaman statis HTML, sampai kepada sebuah website dinamis yang menggunakan teknik pengembangan website yang mutakhir. Tak dapat dipungkiri memang, semuanya ini merupakan hasil dari revolusi informasi dunia internet yang sangat cepat. Sedemikian cepatnya mengakibatkan tidak semua orang dapat mengikuti perkembangan yang terjadi dengan baik.

Pertanyaan yang muncul sekarang adalah adakah sebuah sistem yang dapat mengakomodasi perkembangan informasi yang sangat cepat ini dan yang dapat memberikan keuntungan kepada pihak yang menggunakannya? Jawabannya tentu saja ada, yaitu dengan menerapkan Content Management System (CMS).

Dalam tulisan ini, penulis akan berusaha menjelaskan kepada pembaca apa yang dimaksud dengan CMS, keuntungan pemanfaatan CMS dan bagaimana cara memilih CMS yang baik. Dengan harapan setelah membaca tulisan ini, pembaca memperoleh gambaran yang jelas tentang CMS atau bahkan dapat menerapkan CMS di website-nya masing-masing.


Latar Belakang dan Pengertian CMS

Content Management System atau lebih populer dengan singkatan CMS, pertama kali muncul sebagai jawaban atau solusi dari kebutuhan manusia akan penyediaan informasi yang sangat cepat. Masih segar dalam ingatan kita, betapa sederhananya sebuah website di era tahun 90-an.

Dengan hanya mengandalkan bahasa pemograman HTML dan beberapa gambar serta informasi yang statis, sebuah perusahaan berusaha sebaik mungkin menampilkan informasi secukupnya kepada para pengunjung. Setiap kali ada perubahan informasi dalam perusahaan, pihak manajeman mau tak mau haruslah berhubungan terlebih dahulu dengan pihak Humas sebelum akhirnya semua bahan diserahkan kepada pihak webmaster. Pihak inilah yang nantinya akan mengadakan perubahan terhadap isi website. Dapat dibayangkan bila hal yang sama terjadi terus-menerus, berulang kali dan dalam kuantitas yang besar, seberapa banyak waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk memproses semuanya. Selain tidak efisien, biaya operasional yang harus dikeluarkan juga sangatlah besar. Tentu saja situasi seperti ini tidak diinginkan oleh setiap orang. Dapat dikatakan sebuah metode atau sistem yang dapat meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi dalam pengembangan website sangatlah dibutuhkan. Dan salah satu solusi yang tepat untuk ini adalah dengan menerapkan Content Mangement System atau CMS.


CMS secara sederhana dapat diartikan sebagai berikut:

Sebuah sistem yang memberikan kemudahan kepada para penggunanya dalam mengelola dan mengadakan perubahan isi sebuah website dinamis tanpa sebelumnya dibekali pengetahuan tentang hal-hal yang bersifat teknis. Dengan demikian, setiap orang, penulis maupun editor, setiap saat dapat menggunakannya secara leluasa untuk membuat, menghapus atau bahkan memperbaharui isi website tanpa campur tangan langsung dari pihak webmaster. Bukankah ini suatu hal yang efisien?

Karena CMS memisahkan antara isi dan desain, konsistensi tampilan dapat senantiasa dijaga dengan baik. Setiap bagian dari website dapat memiliki isi dan tampilan yang berbeda-beda, tanpa harus khawatir kehilangan identitas dari website secara keseluruhan. Oleh karena semua data disimpan dalam satu tempat, pemanfaatan kembali dari informasi yang ada untuk berbagai keperluan dapat dengan mudah dilakukan. CMS juga memberikan kefleksibelen dalam mengatur alur kerja atau ‘workflow’ dan hak akses, sehingga memperbesar kesempatan berpartisipasi dari pengguna dalam pengembangan website. Hal ini akan sangat menguntungkan bila website yang dikelola memiliki kompleksitas yang tinggi dan mengalami kemajuan yang cukup pesat.

Manfaat CMS

Selain dari beberapa hal yang telah disebutkan di atas, CMS juga dapat memberikan sejumlah manfaat kepada penggunanya yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

  • Manajemen data

    Ini merupakan fungsi utama dari CMS. Semua data/informasi baik yang telah ditampilkan ataupun belum dapat diorganisasi dan disimpan secara baik. Suatu waktu data/informasi tadi dapat dipergunakan kembali sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, CMS juga mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll., indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan terhadap data/informasi. Untuk menggunakan CMS biasanya pengetahuan tentang bahasa pemograman tidaklah terlalu dibutuhkan, karena semua proses berjalan dengan otomatis (WYSIWYG). Begitupula dengan proses ‘update’, dapat dilakukan dengan cepat sehingga menjamin kemutakhiran informasi yang ditampilkan.

  • Mengatur siklus hidup website

    Banyak CMS memberikan fasilitas kepada para penggunanya untuk mengelola bagian atau isi mana saja yang akan ditampilkan, masa/waktu penampilan dan lokasi penampilan di website. Tak jarang sebelum ditampilkan, bagian atau isi yang dimaksud terlebih dahulu di-review oleh editor sehingga dijamin kevaliditasannya.

  • Mendukung web templating dan standarisasi

    Setiap halaman website yang dihasilkan berasal dari template yang telah terlebih dahulu disediakan oleh CMS. Selain dapat menjaga konsistensi dari tampilan secara keseluruhan, para penulis dan editor dapat berkonsentrasi secara penuh dalam melaksanakan tugasnya menyediakan isi website. Bila isi telah tersedia, maka proses publikasi dapat berjalan dengan mudah karena sudah ada template sebelumnya.Beberapa bagian dari website biasanya telah ditetapkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat diubah begitu saja. Hal ini dilakukan untuk memberikan standarisasi kepada seluruh bagian dari website.

  • Personalisasi website

    Sekali sebuah isi ditempatkan ke dalam CMS, isi tersebut dapat ditampilkan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dari penggunanya. Terlebih lagi dengan kelebihan CMS yang dapat memisahkan antara desain dan isi, menyebabkan proses personalisasi dapat berjalan dengan mudah.

  • Sindikasi

    Sindikasi memberikan kemungkinan kepada sebuah website untuk membagi isinya kepada website-website yang lain. Format data yang didukung juga cukup variatif, mulai dari rss, rdf, xml hingga ‘backend scripting’. Sama halnya dengan personalisasi, sindikasi juga dapat dilakukan dengan mudah karena isi dan desain telah dibuat terpisah.

  • Akuntabilitas

    Oleh karena CMS mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para penggunanya, data/informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Setiap penulis ataupun editor memiliki tugas masing-masing dengan hak akses yang berbeda-beda pula. Dengan demikian setiap perubahan yang terjadi di website dapat ditelusuri dan diperbaiki seperlunya dengan segera.

Pemanfaatan CMS

CMS pada prinsipnya dapat dipergunakan untuk berbagai macam keperluan dan dalam berbagai kondisi, seperti untuk:

  • Mengelola website pribadi.
  • Mengelola website perusahaan/bisnis.
  • Portal atau website komunitas.
  • Galeri foto, dan lain sebagainya.
  • Forum.
  • Aplikasi E-Commerce.
  • Dan lain-lain.

Memilih CMS

Dengan tersedianya berbagai solusi CMS di pasaran, sudah menjadi suatu keharusan bagi kita untuk memilih sebuah CMS yang akan dipakai dengan bijaksana. Sama halnya dengan produk software lainnya, setiap penyedia jasa/produsen CMS tentunya akan menawarkan produk andalan mereka dengan sejumlah feature yang terkadang hampir mirip satu sama lainnya. Tidak jarang pula mereka menawarkan solusi yang lain daripada yang lain, tapi apakah itu yang benar-benar kita inginkan?

Ibarat membeli sebuah mobil, kepuasan dalam pemakaian juga memegang peranan penting. Bukan radio, CD player atau AC yang menjadi daya tarik kita membeli mobil tersebut, tapi lebih kepada seberapa jauh mobil tersebut bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari. Demikian pula dalam memilih sebuah CMS. Tidak mudah memang menemukan CMS yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan kita. Bahkan sudah menjadi suatu hal yang biasa, bila kita senantiasa berganti dari satu CMS ke CMS yang lainnya untuk sekedar mencari tahu atau bereksperimen. Bagi dunia bisnis dan dagang, membeli sebuah CMS adalah sebuah investasi yang harus dapat dihitung ‘Return On Investment’ (ROI) -nya. Hal ini berarti sebuah CMS itu harus dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kebutuhan di masa yang akan datang dengan segala fungsionalitasnya dan juga memberikan keuntungan. Namun, tidak jarang dikarenakan kurangnya informasi dan pengalaman, investasi tersebut menjadi sia-sia belaka. Suatu hal yang tentunya sangat tidak kita harapkan terjadi.

Untuk dapat memilih CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan anda sekaligus memperoleh manfaat yang optimal darinya, beberapa langkah berikut mungkin dapat membantu.

  1. Kenalilah terlebih dahulu tujuan dan target yang hendak dicapai dengan penerapan CMS beserta strategi-strategi yang dibutuhkan. Bila dapat ajaklah semua pihak yang berkepentingan. Kemudian rumuskanlah di atas kertas dan usahakan memiliki proyeksi jauh ke depan.
  2. Mengidentifikasi kebutuhan dan kemampuan yang anda miliki secara organisatoris, seperti berapa jumlah penulis/editor/pengguna yang ada, lokasi geografis dari pengguna, kemampuan teknis yang dikuasai, jenis isi yang akan dipublikasikan, dan lain sebagainya. Perlu diingat juga, setiap orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda-beda. Cobalah untuk mencari jalan tengah guna menjembatani perbedaan ini.
  3. Menjabarkan kebutuhan teknis yang diinginkan dan yang telah dimiliki, serta waktu yang dialokasikan untuk mengelola CMS. Yang termasuk di sini antara lain berapa jumlah personal IT yang bekerja di organisasi anda beserta keahlian yang dikuasai, hardware dan software yang dimiliki, dan lain sebagainya.
  4. Sebuah prinsip yang harus diperhatikan untuk dua poin di atas, ‘lebih baik lebih dari pada kurang’. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diduga di masa yang akan datang.
  5. Menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Jangan sampai besar pasak daripada tiang nantinya.
  6. Setelah tujuan, strategi dan kebutuhan baik secara organisatoris maupun teknis telah teridentifikasi dengan baik, inilah saatnya untuk menentukan jenis CMS apa yang akan dipakai. Saat ini terdapat dua jenis CMS di pasaran, CMS Komersial dan CMS Open Source.
    1. CMS Komersial. Dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan software yang menjalankan usahanya dengan motif mencari keuntungan. CMS jenis ini memiliki dan menyediakan hampir semua feature yang diharapkan dari sebuah CMS dan tentu saja tidak tersedia secara gratis. Setiap pengguna yang ingin memanfaatkan CMS komersial untuk mengelola website-nya haruslah membeli lisensi dari perusahaan pembuatnya. Lisensi yang tersedia sangat bervariasi, mulai dari lisensi yang berdasarkan kepada jumlah pengguna sampai kepada lisensi yang sifatnya multiserver dan dari yang berharga ratusan dollar AS sampai kepada jutaan dollar AS. Semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan implementasi yang diharapkan oleh pengguna. Sebagai layanan purna jual, biasanya penyedia CMS akan memberikan pelatihan dan dukungan teknis berkelanjutan kepada para penggunanya. Tidak hanya itu, versi terbaru dari produk yang dipakai juga dapat diperoleh dengan leluasa, dengan cara mengunjungi area anggota dari website penyedia CMS yang dimaksud.
    2. CMS Open Source. Dibuat dan dikembangkan oleh sekelompok orang atau perusahaan yang intinya memberikan sebuah alternatif murah dan terjangkau kepada para pengguna. Tersedia secara gratis dan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan tanpa ada batasan. CMS jenis ini juga memberikan akses kepada penggunanya akan kode-kode pemograman, sehingga memudahkan pengguna untuk memodifikasi CMS di masa-masa yang akan datang. Karena kode pemograman terbuka untuk umum, secara tidak langsung para pengguna bahu-membahu dalam hal melacak dan memperbaiki bugs yang ada, menambah dan meningkatkan fungsi dan kemampuan CMS dan memberikan dukungan teknis dan non-teknis kepada yang membutuhkan. Sehingga prinsip dari komunitas, oleh komunitas dan untuk komunitas tidaklah terlalu berlebihan untuk menggambarkan situasi pengembangan CMS Open Source ini. Walaupun gratis, bukan berarti CMS Open Source tidak memerlukan lisensi dalam pemakaiannya. Bedanya, lisensi di sini berbentuk sebuah pernyataan yang biasanya menerangkan bahwasanya software CMS tersebut dapat dimodifikasi dan dikembangkan lebih lanjut dengan syarat semua kredit dihormati dan kode tetap terbuka untuk umum. Lalu, apakah seseorang bisa memanfaatkan teknologi ini untuk keperluan komersial? Tentu saja bisa. Asalkan tidak mengenakan biaya atas CMS yang dipakai kepada klien, tapi lebih kepada biaya pembuatan dan perawatan website. Saat ini sudah banyak pihak yang beralih ke CMS Open Source, setelah mengingat dan menimbang kemampuan yang ditawarkan CMS Open Source tidak berbeda jauh dengan CMS komersial dan biaya yang terjangkau.
  7. Pilihlah CMS yang paling dapat memenuhi semua kriteria yang telah anda tentukan sebelumnya. Tentunya setelah disesuaikan dengan kemampuan finansial anda, mengingat implementasi dari CMS bukanlah suatu hal yang murah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
    1. Mengadakan tender, undanglah penyedia CMS yang anda minati untuk mengikuti tender dan minta mereka memberikan penawaran terbaiknya kepada anda sebagai bahan pertimbangan.
    2. Melalui demonstrasi langsung dari produk CMS yang ada di pasaran. Dari sini anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri, produk mana yang terbaik bagi anda.
    3. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh organisasi profesional independen/konsultan CMS. Secara periodik mereka menyusun daftar CMS beserta kelebihan dan kekurangannya, sehingga memudahkan anda mengadakan seleksi tanpa harus berhubungan langsung dengan para penyedia CMS yang terdapat di daftar tersebut.
    4. Melalui search engine, mailing list, atau dari mulut ke mulut. Metode ini merupakan metode yang paling mudah untuk dilakukan dan juga tidak mahal. Kekurangannya adalah informasi yang anda peroleh bisa jadi kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Jadi adakan juga pemeriksaan silang, bila dibutuhkan.
  8. Bila anda memilih CMS komersial, perhatikan bahwa anda membeli lisensi yang sesuai dengan kondisi organisasi anda. Tidak kurang dan tidak pula berlebihan. Pergunakanlah pelayanan purna jual dari penyedia CMS anda sebaik mungkin, karena dengan demikian biaya yang telah anda keluarkan dapat berbanding lurus dengan hasil yang diperoleh. Mintalah selalu garansi terhadap produk yang dibeli.
  9. Bila anda memilih untuk menggunakan CMS Open Source, perlu disadari bahwa untuk jenis CMS yang satu ini tidak menyediakan pelayanan purna jual seperti halnya CMS komersial. Jadi setiap kali ada permasalahan dalam implementasinya, anda diharapkan dapat mencari jalan keluarnya sendiri. Atau dengan mengunjungi berbagai forum yang telah disediakan. Singkat kata, untuk menggunakan CMS Open Source terkadang membutuhkan usaha lebih keras dan memakan waktu yang banyak. Tapi semuanya dikembalikan kepada anda sendiri sebagai pengguna.
  10. Usahakan secara periodik memperbaharui software CMS yang anda pakai, dengan demikian dapat menjamin kemutakhiran software dan anda dapat menikmati semua feature yang ditawarkan dengan baik.

Daftar CMS

Guna memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang sejumlah produk CMS yang ada di pasaran, baik yang komersial maupun open source, di bawah ini akan ditampilkan sebuah daftar CMS (dalam bahasa Inggris), lengkap dengan perkiraan biaya yang dibutuhkan.

Enterprise platforms

  • Large-scale packages that are meant to scale across an enterprise. Expect about US $200-250k+ for entry-level licensing.
  • Stellent – Stellent Content Management Suite
  • Vignette – V7 Content Management Suite
  • Documentum – Documentum 5
  • FatWire – (divine) Content Server
  • Interwoven – TeamSite 6.0

Upper Tier

  • These firms target large departments and corporations; expect base licensing of $US 125-175k for most
  • implementations.
  • Percussion – Rhythmyx 4.5
  • Microsoft – Content Management Server
  • FileNET – WCM (formerly eGrail)
  • Mediasurface – Mediasurface 4.5
  • Gauss – Interprise VIP
  • Day – Communiqué
  • Tridion – R5

Mid-Market

  • These packages target mid-market firms or enterprise departments. They typically carry $40-100k
  • licensing fees, and usually entail a more modest integration effort.
  • Merant – Collage
  • RedDot Solutions – RedDot
  • IXOS – Obtree – C4
  • Ingeniux – Ingeniux Content Management System
  • PaperThin – CommonSpot Content Server
  • Roxen – Roxen CMS
  • Red Bridge Interactive – Dynabase / Engenda

Open Source

  • The packages are available under open-source licensing terms. (Free)
  • Zope – Content Management Framework
  • Midgard Project – Midgard 1.4
  • OpenCms – OpenCms
  • Cofax – Cofax.CMS
  • OpenACS – Open Architecture Community System
  • Apache Project – Cocoon Framework
  • Bricolage – Bricolage
  • PostNuke – PostNuke
  • Mambo Open Source – Mambo Open Source
  • Drupal – Drupal
  • Xaraya – Xaraya
  • WebGUI – WebGUI
  • Plone – Plone
  • eZ Publish – eZ Publish
  • Typo3 – Typo3
  • Campsite – Campsite

Low-priced

  • These products target very simple requirements, in the $1,000 to $10k range.
  • Ektron – eMPower3.0 and CMS200
  • UserLand – Manila
  • GlobalSCAPE – PureCMS

ASP

  • These are hosted CMS packages.
  • Clickability – cmPublish
  • iUpload – iUpload
  • Atomz – Publish
  • CrownPeak Technology – Advantage CMS

Delivery-Oriented

  • These packages — typically portals and application servers — focus on the Delivery end of the CM
  • lifecycle: page generation, personalization, caching, etc.
  • BEA – WebLogic E-Business Platform
  • ATG – Dynamo e-Business Platform
  • Plumtree – Plumtree
  • Oracle – Oracle9iAS
  • IBM – Websphere Portal

Sumber: http://www.cmswatch.com

Kesimpulan

Perkembangan informasi yang sangat cepat di internet menyebabkan kebutuhan akan manajemen informasi yang baik dan efisien semakin meningkat. Berawal dari adanya kebutuhan inilah, lahir Content Management System atau yang lebih populer dengan singkatan CMS. Dengan berbagai kelebihan yang dimilikinya, CMS memberikan kemudahan kepada para pengguna untuk mengelola informasi yang ada di sebuah website tanpa harus tahu sebelumnya tentang segala hal yang bersifat teknis. Pemisahan antara isi dan desain turut menjaga konsistensi tampilan yang mempermudah penggunaan kembali berbagai informasi di website, di samping beberapa manfaat lainnya yang dapat anda baca dalam tulisan ini.

Disadari, tidak mudah memang untuk memilih produk CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna. Terlebih lagi dengan tersedianya berbagai produk CMS di pasaran. Terkadang dibutuhkan juga sedikit eksperimen dan nasib baik. Namun yang jelas, sesuaikanlah selalu dengan tujuan dan target yang hendak dicapai melalui penerapan CMS, di satu sisi. Dan di sisi lainnya, ukurlah seberapa jauh kesiapan organisasi anda baik secara organisatoris maupun teknis untuk menerapkan CMS tersebut. Persiapan dan perhitungan yang matang tentunya akan menjamin keberhasilan implementasi dari CMS. Sehingga investasi yang anda tanam di CMS dapat bertahan lama dan memberikan dampak positif terhadap usaha yang anda lakukan, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Sumber Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

Kemas Yunus Antonius

kyantonius@kyantonius.com

http://www.kyantonius.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: